Tietosuoja vuokraustoiminnassa

1. Rekisterinpitäjä

Vuokraustoimintaa koskevaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä

Marjatta ja Eino Kollin säätiö
Leena Jäske
Torikatu 3 A, 15110 Lahti
040 847 1077
leena.jaske@kollinsaatio.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Vuokraustoiminnassa kerätään henkilötietoja vuokralaisen valintaa, vuokrasopimuksen tekemistä, vuokrasuhteen hoitamista ja vuokraustoiminnan kehittämistä varten. Jos vuokrasopimuksen vakuudeksi annetaan henkilötakaus, henkilötietoja kerätään myös takaussitoumuksen tekemistä varten.

Henkilötietojen käsittely vuokraustoiminnassa perustuu sopimukseen vuokralaisen tai takaussitoumuksen antavan henkilön kanssa tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen vuokra-asuntoa hakevan henkilön pyynnöstä. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös vuokralaisen suostumukseen. Muun vuokralaisen kanssa samassa asunnossa asuvan henkilön, vuokralaisen mahdollisen yhteyshenkilön ja jälleenvuokralaisen osalta käsittely perustuu vuokranantajan oikeutettuun etuun.

Voimme käsitellä henkilötietoja myös oikeutetun etumme perusteella suoramarkkinointitarkoituksiin.

3. Rekisterin sisältämät tiedot

Vuokraustoiminnan rekisteriin on kerätty seuraavat tiedot:

– Nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
– Henkilötunnus tai Y-tunnus
– Mahdollisen yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
– Sopimussuhteeseen liittyvät tiedot
– Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
– Taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arviointia varten
– Asunnon tarvetta koskevat tiedot
– Muut vuokralaisen asunnon hakemisen yhteydessä luovuttamat tiedot

4. Tietolähteet ja tietojen säilyttäminen

Vuokra-asunnon hakijaa koskevat tiedot kerätään pääsääntöisesti vuokra-asunnon hakijalta itseltään. Vuokra-asunnon hakijan luottotiedot tarkistetaan luottotietotoimintaa harjoittavan tahon ylläpitämästä luottotieto- tai ulosottorekisteristä. Jos hakemus ei johda sopimukseen, hakijaa koskevia tietoja säilytetään niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista vuokralaisen valintaa ja sitä mahdollisesti koskevia oikeudellisia toimenpiteitä varten.

Vuokralaista ja tämän kanssa samassa asunnossa asuvia henkilöitä, vuokralaisen mahdollista yhteyshenkilöä, jälleenvuokralaista sekä takaajaa koskevat tiedot kerätään pääsääntöisesti vuokralaiselta ja takaajalta itseltään. Vuokralaisen ja takaajan luottotiedot tarkistetaan luottotietotoimintaa harjoittavan tahon ylläpitämästä luottotieto- tai ulosottorekisteristä. Vuokrasuhteeseen liittyviä tietoja säilytetään koko vuokrasuhteen ajan. Vuokrasuhteen päättymisen jälkeen tietoja voidaan säilyttää sen ajan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.

Jos vuokralaisen valinnassa ja vuokrasuhteen hoidossa käytetään välitysliikettä, vuokra-asunnon hakijaa, vuokralaista ja takaajaa koskevat tiedot saadaan välitysliikkeeltä.

5. Tietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietojen käsittelijöitä (vuokrareskontra), jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun ja ohjeistuksen mukaan sopimukseen perustuen ja jotka toteuttavat riittävät suojatoimet asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimien täytäntöönpanemiseksi niin, että käsittely täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset ja sillä varmistetaan rekisteröidyn oikeuksien suojelu.

Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa perintätoiminnan harjoittajalle saatavien perintää varten sekä viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Lisäksi vuokralaista koskevat tiedot voidaan luovuttaa taloyhtiön asukasluetteloon.

6. Tietojen suojaaminen

Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä kunnioittaen ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ne, jotka tarvitsevat tietoja omien tehtäviensä hoitamiseksi.

Sähköisiin järjestelmiin tallennetut tiedot on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin. Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot. Paperille tulostettuja asiakirjoja säilytetään niin, etteivät ulkopuoliset pääse niihin käsiksi.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot sekä vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisua tai poistamista. Rekisteröidyn tiedot voidaan poistaa rekisteröidyn vaatimuksesta, ellei tietojen käsittelylle ole enää lainmukaista perustetta.

Tietojen tarkistamista tai oikaisemista koskevat pyynnöt täytyy esittää rekisterinpitäjälle kirjallisesti. Tietojen tarkistaminen ja oikaisun vaatiminen on maksutonta.

Rekisteröidyllä on mahdollisuus kieltää tietojensa käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus rekisterinpitäjän toiminnasta valvontaviranomaiselle. Tietosuoja-asetuksen mukaisena valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu.